Mitarbeiter werben Mitarbeiter: professionalisieren, digitalisieren, offensiv kommunizieren

Von Maja Roedenbeck Schäfer. Sie ist Projektleiterin für das Karriereportal sowie für Recruiting-Kampagnen der Diakonie Deutschland. Dieser Beitrag ist übernommen aus dem Fachratgeber „RECRUITING TO GO für Sozial- und Pflegeeinrichtungen“

Die Idee, dass zufriedene Mitarbeiter einer Einrichtung oder eines Unternehmens in ihren privaten Kreisen von ihrem tollen Arbeitgeber erzählen und dadurch Freunde und Bekannte mit ähnlichen Berufen anregen, sich auch dort zu bewerben, ist nicht neu. In Sozial- und Pflegeeinrichtungen funktioniert diese Art der Personalgewinnung besonders gut, weil es sich schnell herumspricht, wenn trotz Pflegenotstand oder ErzieherInnenmangel in einem Pflegeheim oder einer Jugendwohngruppe gute Arbeitsbedingungen wie zum Beispiel ein stressarmes Arbeitsklima herrschen oder wenn dort besondere Angebote für Mitarbeiter den Stress wettmachen.

Niedrigschwellige Möglichkeit der Kontaktaufnahme

Der Trend besteht nun darin, diese „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“-Methode zu professionalisieren, zu digitalisieren und offensiv zu kommunizieren. Denn die Beispiele vieler großer Unternehmen zeigen, dass sie eine wichtige Säule der Personalgewinnung sein können. Ich stelle sie hier unter dem Oberthema „niedrigschwellige Möglichkeiten der Kontaktaufnahme und Bewerbung“ vor, weil es naturgemäß viel leichter ist, Bewerber über Menschen ansprechen zu lassen, die sie kennen und denen sie vertrauen, als den Kontakt zwischen zwei völlig Fremden (Bewerber und Arbeitgeber) über ein Medium wie eine Stellenanzeige herzustellen.

Laut der Studie „Recruiting Trends 2016“ (Universität Bamberg und German Graduate School of Management and Law im Auftrag von Monster Worldwide Deutschland) sagen über 56 Prozent der befragten Bewerber, dass sie Personen aus ihrem Bekanntenkreis für im Unternehmen bestehende freie Stellen empfehlen. 16 Prozent bekamen ihren aktuellen Job über eine solche Mitarbeiterempfehlung. Dagegen sagen nur 18 Prozent, dass sie bewusst keine Mitarbeiter aus ihrem Bekanntenkreis empfehlen, weil sie nicht mit Freunden zusammenarbeiten möchten. Manche haben die Sorge, dass eine schlechte Leistung des empfohlenen Mitarbeiters auf sie zurückfallen könnte. Grundsätzlich sind die Voraussetzungen für den Erfolg eines „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“-Programms jedoch gegeben, eine Mehrheit der Mitarbeiter steht dafür zur Verfügung. Zudem belegen US-Studien, dass Mitarbeiter, die über Empfehlungen kommen, eine kürzere Einarbeitungszeit brauchen und länger im Unternehmen verbleiben als Mitarbeiter, die über andere Methoden gewonnen wurden.

Einbindung der Mitarbeiter

Die Beschäftigten in der eigenen Einrichtung im Rahmen eines „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“-Programms in die Personalgewinnung einzubinden, hat im Übrigen einen positiven Nebeneffekt: Der Mitarbeiterschaft wird klar, dass es nicht hilft, immer nur über zu viel Stress, den zu hohen Krankenstand oder die zu kleinen Teams zu jammern und die Personalgewinnung der Personalabteilung zu überlassen. Ihr wird klar, dass stattdessen jeder Beschäftigte eines Unternehmens in der Pflicht steht und seinen Teil dazu beitragen muss, das Unternehmen zukunftsfähig zu machen.

Merkmale zeitgemäßer Mitarbeiterempfehlungsprogramme

Zeitgemäße „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“-Programme haben nun zwei besondere Merkmale:

Sie werden über digitale Anwendungen wie talentry.de und firstbird.de abgewickelt.
Sie sehen vor, dem empfehlenden Mitarbeiter eine Prämie zu zahlen, wenn der empfohlene Freund tatsächlich eingestellt wird beziehungsweise wenn er seine Probezeit überstanden hat.

Gegen die Idee der Prämie haben viele Einrichtungen und Unternehmen der Sozial- und Gesundheitswirtschaft Vorbehalte. Warum überhaupt zahlen, wenn „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ auch so funktioniert? Nun, das ist eine Frage der Wertschätzung. Laut „Recruiting Trends 2016“ brauchen Sie im Durchschnitt acht Personenempfehlungen, um eine einzige Stelle besetzen zu können – weil ja am Ende doch nicht jeder passt. Um in Zeiten des Fachkräftemangels die Lücken in Ihren Teams aufzufüllen, reicht es also nicht, wenn Ihre Mitarbeiter hier und dort mal ein gutes Wort für Sie einlegen. Sie brauchen Empfehlungen in großer Zahl.

Und damit sich die Beschäftigten nicht ausgenutzt fühlen, sollten Sie sich dafür erkenntlich zeigen. Laut der Macher der Anwendung talentry.de werden je nach Berufsgruppe, Qualifikationsmerkmal und Hierarchiestufe zwischen 250 und 5.000 Euro pro neuem Mitarbeiter, der über eine Empfehlung kam, gezahlt – für Pflegekräfte durchschnittlich 700 Euro. Wenn man den Preis einer Stellenanzeige in einer Onlinebörse oder Regionalzeitung damit vergleicht, die man sich spart, erscheint die Prämie durchaus angemessen.

Das „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“-Programm über digitale Anwendungen wie talentry.de oder firstbird.de laufen zu lassen, hat mehrere Vorteile:

Die Anwendungen machen es Ihren Mitarbeitern leicht, Ihre Stellenanzeigen per Facebook, WhatsApp, E-Mail oder XING an ihre Freunde und Bekannten weiterzuleiten und eine Empfehlung zu tätigen.
Die Anwendungen machen es Ihnen leicht, Ihr „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“-Programm im Unternehmen bekannt zu machen. Mit einem einmaligen Bericht in der Hauszeitschrift oder einem Aushang am Schwarzen Brett ist es nämlich nicht getan. Die Mitarbeiterschaft muss regelmäßig daran erinnert werden, dass Sie bei der Personalgewinnung ihre Mithilfe brauchen. Die genannten Anwendungen fordern Ihre Mitarbeiter mit regelmäßigen Stellenanzeigen-Newslettern dazu auf, sich wieder einmal im Bekanntenkreis umzuhören, wer für eine Empfehlung infrage kommen könnte. Sie bieten eine digitale Heimat mit einer einprägsamen Internetadresse (URL), auf die Sie auf Flyern oder anderen Werbematerialien hinweisen können.
Die Anwendungen machen es Ihnen leicht, die dann hoffentlich bald in größeren Mengen eingehenden Mitarbeiterempfehlungen zu verwalten, die empfohlenen Mitarbeiter den empfehlenden Mitarbeitern zuzuordnen und so auszuwerten, wer als Multiplikator besonders hilfreich ist: wer am meisten Personen empfiehlt oder wer die besten Personen empfiehlt, die am Ende auch wirklich eingestellt werden und im Unternehmen bleiben.

Now Hiring Cards nutzen

Eine interessante Variante der „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“-Methode kommt aus den USA. Dort sind so genannte „Now Hiring Cards“ gang und gäbe. Dabei handelt es sich um visitenkartengroße Kärtchen, auf denen unter der Überschrift „Now Hiring“ („Wir stellen gerade neue Mitarbeiter ein“) oder „Always Hiring“ („Wir sind immer auf der Suche nach neuen Mitarbeitern“) die Aufforderung formuliert ist, sich gerne per Initiativbewerbung zu melden.

Neben Ansprechpartner, Telefonnummer und Mailadresse der Personalabteilung gibt es auf dem Kärtchen zwei Freifelder, in die Namen eingetragen werden können. Nun bekommt jeder Mitarbeiter die „Now Hiring“-Karten genau wie seine Visitenkarten stets in ausreichender Menge zur Verfügung gestellt. Wenn er einer Person aus seinem Bekanntenkreis empfehlen möchte, sich zu bewerben, oder wenn er neue Menschen kennenlernt, die als Kollegen infrage kommen könnten, überreicht er ihnen ein solches Kärtchen. Nicht ohne vorher in die Freitextfelder zwei Namen eingetragen zu haben: seinen eigenen als Empfehler und den des empfohlenen Bewerbers. Der Bewerber heftet die ausgefüllte „Now Hiring“-Karte an seine Bewerbung. So weiß die Personalabteilung, dass diese Bewerbung von einer empfohlenen Person kommt, und wer die Empfehlung getätigt hat.

Und so könnten diese Kärtchen aussehen: